Qu’est-ce qu’un syndic ? Un syndic est-il obligatoire ?

Qu’est-ce qu’un syndic ?

Le syndic est un organe légal obligatoire, responsable de la gestion technique, administrative et financière, ainsi que de la représentation d’une copropriété, comme un immeuble d’appartements.

Le syndic est chargé de gérer et de représenter une copropriété (par exemple, un immeuble à appartements). Cette gestion concerne exclusivement les parties communes d’un immeuble (ascenseur, façade, toit, couloir, jardin, etc.). Concrètement, la tâche du syndic consiste à maintenir une cohabitation sereine au sein d’une copropriété. Il veille également à ce que les décisions relatives aux parties communes ne soient pas soumises au bon vouloir des propriétaires individuels.

La personne du syndic

Le syndic peut aussi bien être une personne physique qu’une personne morale. De nombreux immeubles optent pour un syndic professionnel, mais il est également possible de désigner un syndic non professionnel (par exemple l’un des copropriétaires).

Parmi la forme la plus courante de syndic professionnel, on retrouve l’agent immobilier syndic agréé IPI. Mais il peut aussi s’agir d’un expert-comptable (pour l’immeuble où se trouve son bureau), d’un géomètre expert, d’un architecte ou d’un avocat pour assumer la fonction de syndic professionnel. L’avantage de travailler avec un syndic professionnel, c’est que ce dernier est tenu de respecter le code de déontologie lié à sa profession.

Pour agir en tant que syndic en toute légitimité, il faut respecter certaines obligations :

• le syndic – même s’il n’est pas professionnel – doit obligatoirement souscrire une assurance responsabilité civile

• Depuis le 1er avril 2017, tout syndic, qu’il soit professionnel ou non, doit obligatoirement être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Cela permet de retrouver plus facilement les informations concernant le syndic d’une copropriété spécifique.

Un syndic est-il obligatoire ?

Dès qu’un immeuble à appartements est divisé en deux ou plusieurs entités, l’assemblée générale doit obligatoirement nommer un syndic. Cela peut se faire :

1. par le règlement d’ordre intérieur (syndic statutaire)

2. par une décision de l’assemblée générale, à la majorité absolue de 50 % + 1 voix ;

3. ou, à défaut, par une décision du juge de paix, à la demande de tout copropriétaire ou de toute tierce partie intéressée.

La taille de l’immeuble n’a aucune influence. La législation applicable au syndic et/ou à la copropriété est de "droit impératif", ce qui signifie qu'on ne peut tout simplement pas y déroger.

Lorsqu’un syndic est désigné par le règlement d’ordre intérieur, son mandat prend automatiquement fin lors de la première assemblée générale. Il en va généralement de même si le syndic a été nommé par le juge de paix : un nouveau syndic est alors élu lors de l’assemblée générale suivante. En revanche, un syndic nommé par l’assemblée générale ne peut être désigné que pour une durée maximale de trois ans.

La nomination d’un nouveau syndic ou le renouvellement d’un mandat en cours doit toujours être explicitement approuvé par l’assemblée générale. Un renouvellement automatique ou tacite n’est pas juridiquement valide, même s’il était prévu dans le contrat avec le syndic.

La loi prévoit 2 exceptions à l’obligation de désigner un syndic :

1. si une seule personne est propriétaire de l'entièreté de l’immeuble. Attention si c’est votre cas et que vous décidez de vendre l’une des entités au sein de l’immeuble, la désignation d’un syndic sera obligatoire.

2. si « la nature du bien immobilier le justifie » et à condition que tous les copropriétaires soient d'accord. C’est par exemple le cas dans les petits immeubles dont la gestion est restreinte. Tenez toutefois compte du fait que chaque propriétaire a le droit de demander la désignation d’un syndic.

Quelles sont les tâches d'un syndic ?

De façon générale, le syndic est responsable de la gestion quotidienne de la copropriété, en plus de faire exécuter les décisions de l'assemblée générale.

De ce point de vue, le syndic a une double compétence : d'une part, en tant que " subordonné ", il doit exécuter les décisions au nom de l'ACP (sans pouvoir se prononcer sur le bien-fondé de ces décisions), d'autre part, il dispose - dans certains domaines - d'un pouvoir de décision autonome et discrétionnaire (par exemple, prendre des mesures conservatoires, convoquer des assemblées générales extraordinaires).

Les pouvoirs du syndic sont strictement définis dans la loi relative aux appartements ou la loi sur la copropriété. En plus de ces pouvoirs légaux, les tâches du syndic peuvent être étendues à des tâches expressément prévues dans le règlement d’ordre intérieur, par exemple.

La gestion administrative

L’axe principal des tâches du syndic, c’est la gestion administrative. Cet axe comprend :

• l’organisation et la préparation de l'assemblée générale

• la rédaction du procès-verbal de cette assemblée générale

• exécuter et faire exécuter les décisions de l'assemblée générale

• la représentation des copropriétaires (par exemple lors de la conclusion de contrats)

• la gestion et le suivi des contrats d'assurance et/ou des éventuels sinistres.

• l'administration générale de la copropriété

Il est important de noter, dans le cadre de la conclusion de contrats par la copropriété (ACP), que le syndic doit demander plusieurs offres dès que le montant de mise en concurrence est dépassé. Ce montant – c’est-à-dire le seuil à partir duquel la demande d’offres devient obligatoire – est fixé par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers.

La gestion financière

Une deuxième composante, c’est la gestion financière. Le syndic gère les comptes de l'ACP et est responsable de la gestion des rentrées et des dépenses de la copropriété. Pour pouvoir remplir correctement ses fonctions, le syndic doit ouvrir deux comptes bancaires distincts au nom de la copropriété (ACP).

Le premier compte est destiné au fonds de roulement. Il s’agit de l’argent que les copropriétaires versent à l’avance pour couvrir les charges courantes et récurrentes, comme l’éclairage et le chauffage des parties communes ou la gestion quotidienne de l’immeuble.

Le second compte est destiné au fonds de réserve. C’est une cagnotte dans laquelle de l’argent est régulièrement versé pour financer des dépenses plus importantes et non récurrentes dans le futur. Il peut s’agir, par exemple, du remplacement de l’installation de chauffage, de la réparation ou du renouvellement de l’ascenseur, ou encore de la pose d’une nouvelle toiture.

La gestion technique

Enfin, le syndic est également responsable de la gestion technique. Il doit donc prendre les mesures nécessaires pour maintenir la copropriété en bon état (par exemple, le nettoyage des parties communes) et effectuer les éventuels travaux de réparation et/ou de rénovation.

En principe, le syndic ne peut faire exécuter certains travaux qu'après avoir reçu l'approbation de l’ACP (= Association des copropriétaires), sauf dans le cadre de mesures conservatoires ou d’actes de gestion provisoire, où le syndic peut engager les travaux de sa propre initiative.

Si le syndic n’exécute pas correctement ses missions, plusieurs recours sont possibles pour contester sa gestion.