Enregistrer un contrat de bail : obligations, coûts et avantages ?

En quoi consiste l’enregistrement d’un contrat de bail ?

Lors de l'enregistrement d’un contrat de bail, le bureau d’enregistrement compétent inscrit dans un registre les principales données du contrat de bail. Pour confirmation, une preuve d'enregistrement sera délivrée. De plus, un exemplaire restera disponible au sein du bureau d’enregistrement. Il existe plusieurs façons d'enregistrer un bail : cela peut se faire directement au bureau d'enregistrement compétent, par courrier postal ou en ligne (My rent).

Enregistrer le bail sur MyRent : les étapes

1. Se connecter à MyMinfin : Rendez-vous sur le site internet de MyMinfin et connectez-vous à l'aide de la clé numérique de votre choix (eID ou itsme®).

2. Surfez sur MyRent : Une fois connecté, naviguez dans le menu jusqu'à la section «Mon habitation et mes biens immobiliers ». Cliquez sur l’option «Faire enregistrer un contrat de bail ». Vous êtes automatiquement redirigé vers l'application MyRent.

3. Soumettre le contrat de bail : Dans le menu MyRent, choisissez « Contrat de location », sélectionnez « Déposer votre contrat ».

4. Introduire les données : Vous allez maintenant passer par plusieurs écrans où vous devrez remplir toutes les informations pertinentes :

   1. Données du(des) bailleur(s) et du(des) locataire(s) : indiquez les coordonnées personnelles et les numéros d'identification nationale.

   2. Données du bien loué : précisez l'adresse et le type du logement ou bien immobilier loué.

   3. Données du contrat : indiquez la date de début, la durée et le loyer du contrat.

5. Uploader les documents : Dans la dernière étape, vous êtes invité à uploader le fichier PDF du contrat de bail. Cliquez sur « Parcourir », sélectionnez le fichier approprié sur votre ordinateur et importez-le.

6. Envoyer et confirmer : vérifiez attentivement toutes les informations saisies. Si tout est correct, cliquez sur « ENVOYER ». Une fois l'envoi effectué, vous aurez la possibilité de télécharger un accusé de réception. Conservez soigneusement ce document.

À noter : depuis le 01/01/2025, pour les baux d'habitation situés dans la Région de Bruxelles-Capitale, il est obligatoire d’enregistrer ces baux – en plus de l’enregistrement fédéral expliqué ci-dessus – au niveau de la Région de Bruxelles-Capitale. Cela peut se faire via la plateforme Irisrent.

L’enregistrement du bail d’habitation doit être introduit par le propriétaire bailleur, et ce, endéans les 2 mois qui suivent la signature du bail. Dans le cadre d’un bail de location pour un bien professionnel - un commerce ou un espace de bureau, par exemple - le bail doit également être enregistré. En général, ce type de contrat de bail définit laquelle des deux parties doit enregistrer le bail et qui en supportera le coût. Pour la plupart de ces baux, les coûts sont supportés par le locataire. Tant le locataire que le propriétaire sont en principe responsables de l’enregistrement du bail. Le contrat doit être enregistré endéans les quatre mois qui suivent sa signature. En cas de retard au niveau de l’enregistrement, les deux parties peuvent se voir infliger une amende.

Combien coûte l’enregistrement d’un bail ? Bail d’habitation, bail commercial et droit commun

Pour un bail d’habitation, l’enregistrement est gratuit. Cependant, les coûts de l’enregistrement d’un bail commercial ou d’un bail de droit commun s’élève à 0,2 % du montant cumulé des loyers et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail, mais avec un minimum qui ne peut jamais être inférieur à 50 euros.

Si le local commercial ou le bureau est loué avec l’application du régime TVA sur le loyer, le contrat de bail correspondant doit également être enregistré et les mêmes règles s'appliquent. Dans le cas d'un bail à durée indéterminée, le loyer annuel (charges comprises) doit être multiplié par dix et les droits d'enregistrement sont de 0,2 % du montant ainsi obtenu.

Sont exemptés du droit d'enregistrement de 0,2 % : la location d’entrepôts et de parkings, où seuls des droits d'enregistrement fixes de 50 € doivent être payés.

Exemple :

Un bail commercial est conclu pour une durée de 3 ans avec un loyer de 1 250 € par mois (charges comprises). Dans ce cas, le coût d’enregistrement est de 90 euros (0,2 % x (36 mois x 1 250)).

Si aucune durée n'a été spécifiée dans ce contrat, le coût de l'enregistrement est de 300 euros (0,2% x (1.250 x 12 x 10)).

Obtenir une date fixe

L'enregistrement donne une "date certaine" au bail, ce qui a pour effet de rendre l'accord opposable aux tiers. L'opposabilité signifie que le contrat n'est pas seulement valable entre les parties, mais qu'il est également contraignant pour les tiers - par exemple, l'acheteur du bien loué - qui doit donc également le respecter.

L'enregistrement du bail présente également des avantages pour le propriétaire. Si le bien locatif est utilisé en partie à des fins professionnelles et en partie à des fins résidentielles, les autorités fiscales imposeront chaque partie séparément. Si, en revanche, aucun enregistrement n'a lieu, la totalité des revenus locatifs nets est imposable.

Sanction en cas de non-enregistrement du bail de location

Si le propriétaire n'enregistre pas le bail dans les délais, il devra payer une amende (limitée). En cas d’enregistrement tardif d’un bail à usage d’habitation, l’amende est fixée à 25 €. Pour un bail commercial ou un bail régi par le droit commun, l’amende correspond aux intérêts légaux, calculés sur les droits d’enregistrement dus à compter de l’expiration du délai d’enregistrement, avec un minimum égal à un dixième (1/10) et un maximum égal à la moitié (1/2) desdits droits d’enregistrement.

De plus, s'il s'agit d'un bail d’habitation conclu en Flandre avant le 01.01.2019, le locataire peut résilier ce contrat de location avec effet immédiat, sans devoir payer d'indemnité ni respecter de délai de préavis. Si le bail d’habitation a été conclu à partir du 01.01.2019, et que 2 mois se sont écoulés entre-temps qui n'ont pas été mis à profit par le bailleur pour procéder à l'enregistrement obligatoire, le locataire peut résilier le bail à tout moment sans respecter un délai de préavis ni payer une indemnité de résiliation, bien que cela ne soit possible qu’à partir du mois suivant sa notification au bailleur.