L’assemblée générale au sein d’une copropriété : tout ce que les copropriétaires doivent savoir ?

En quoi consiste une assemblée générale de copropriété ?

Au sein d’une copropriété, l'assemblée générale ordinaire doit être tenue au moins une fois par an – au cours de la période de 15 jours fixée par le règlement d'ordre intérieur de la copropriété. Lors de cette assemblée générale de l’ACP les copropriétaires se réunissent afin de délibérer et décider sur toutes sortes de sujets liés à la copropriété.

Quelques exemples ci-dessous :

• Faut-il faire des travaux de rénovation ?

• Quel jardinier allons-nous désigner pour l’entretien du jardin commun ?

• Quels sont les membres nommés au conseil de copropriété ?

• L’approbation des comptes annuels

Qui prend l'initiative de convoquer l'assemblée générale ?

C’est au syndic qu’il revient de convoquer annuellement l’assemblée générale ordinaire.

Par ailleurs, s'il est urgent et dans l'intérêt de la copropriété de prendre une décision qui ne peut attendre la prochaine assemblée générale annuelle, par exemple en cas de travaux de rénovation imprévus, de litiges juridiques, etc., il peut également organiser une assemblée générale extraordinaire entre deux assemblées générales annuelles. Cette assemblée générale extraordinaire suit les mêmes règles que l'assemblée générale annuelle en matière de convocation, de quorum et de vote.

Le syndic est obligé de convoquer une AG (extraordinaire) à la demande d’un ou de plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5ème des quotes-parts dans les parties communes.

Dans certains cas, d’autres parties peuvent prendre l’initiative de convoquer des assemblées générales extraordinaires :

• Les copropriétaires : si le syndic ne donne pas suite à leur requête de convocation d’une assemblée générale extraordinaire.

• Le conseil de copropriété - le président de la dernière assemblée générale - un ou plusieurs copropriétaires : s'il n'y a pas de syndic parce que le syndic a démissionné ou a été révoqué par l'assemblée générale

• Le juge de paix : à la demande d'un copropriétaire si le syndic ne convoque pas une assemblée générale extraordinaire

Qui peut participer et comment les membres sont-ils convoqués à l’AG ?

La Loi sur la copropriété (inclus dans le livre 3 du nouveau Code civil) prévoit que tout propriétaire d'un lot disposant du droit de vote fait partie de l'assemblée générale et peut donc participer aux délibérations. Cette Loi sur la copropriété a été profondément réformée avec effet au 1er janvier 2019, apportant des modifications majeures au processus de décision de l’assemblée générale (AG). Les règles énoncées dans la Loi sur la copropriété sont de droit impératif, ce qui signifie que les statuts de l'immeuble ne peuvent en aucun cas y déroger.

Tel que mentionné plus haut, c’est au syndic que revient la tâche de convoquer l’assemblée générale. Sur le plan strictement légal, le syndic doit inviter tous les copropriétaires susmentionnés par lettre recommandée au plus tard 15 jours calendrier avant la date de l'assemblée générale. Il est possible de convenir d’autres modalités de convocation de l’assemblée générale, de sorte qu'elle puisse également se faire, par exemple, par voie électronique ou en tenant compte d’un délai de convocation plus long.

Outre le lieu et l'heure de l'assemblée générale, l'invitation précise également les différents points de l’agenda – dénommé ordre du jour – qui seront discutés, ainsi que les modalités pour consulter les documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour.

L'ordre du jour de l'assemblée générale comprend en principe les points fixes suivants, accompagnés des majorités de vote minimales à atteindre :

1. Signature du registre de présence

2. Désignation du président, du secrétaire et du commissaire aux comptes (50% + 1 voix)

3. Gestion financière : rapport du commissaire aux comptes, approbation des comptes de l'exercice écoulé, approbation du bilan, décharge au syndic et au commissaire aux comptes (50% + 1 voix)

4. Approbation du budget de fonctionnement pour l'exercice à venir (50% + 1 voix)

5. Décision sur le montant à appeler pour le fonds de réserve (50% + 1 voix)

6. Évaluation des contrats fournisseurs

7. Approbation du mandat du syndic – procuration pour la signature du contrat de mandat du syndic (50% + 1 voix)

8. Divers

En plus, le syndic doit notifier la date de l'assemblée à toute personne qui occupe l'immeuble en vertu d'un droit personnel ou réel (ex : locataire d'un appartement), mais ne disposant pas du droit de vote à l'assemblée générale. Ceci afin que cette personne puisse formuler par écrit ses commentaires concernant les parties communes. Cet avis est affiché à un endroit bien visible dans les parties communes de l'immeuble, par exemple l'entrée (porte), la porte de l'ascenseur, la cage d'escalier,...

Procurations

Un copropriétaire qui ne peut être présent personnellement à l'assemblée générale peut donner une procuration (ou un mandat) à un autre copropriétaire ou à un tiers pour participer aux délibérations et aux votes en son nom et pour son compte. La loi interdit formellement de donner une procuration au syndic, même si celui-ci est lui-même copropriétaire. De même, les procurations ne peuvent être délivrées « en blanc » ; le nom du mandataire (= celui qui reçoit la procuration) doit obligatoirement figurer sur le document.

Plusieurs limitations s'appliquent aux procurations :

• Une procuration n'est valable que pour une seule assemblée, sauf s'il s'agit d'une procuration notariale générale ou spécifique.

• En outre, une personne ne peut accepter un maximum de trois procurations. Cette limite ne s'applique toutefois pas si le total des voix du mandataire et de ses mandants ne dépasse pas 10 % du total des voix de tous les lots de l'immeuble.

• Par ailleurs, nul ne peut prendre part au vote pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix de tous les autres copropriétaires présents ou représentés.

Quorum de présence

Pour qu'une assemblée générale soit considérée comme « valable », elle doit atteindre un quorum de présence à l'ouverture de la séance. Ce quorum est atteint :

• lorsque plus de la moitié des copropriétaires sont présents – ou valablement représentés – au début de la réunion. De plus, ils doivent posséder au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes ;

• OU

• lorsque plus des 3/4 des quotes-parts dans les parties communes sont représentées. Ce cas de figure est fréquent dans les complexes comptant une majorité de garages ou d'emplacements de parking, où il n'est pas aisé de réunir plus de la moitié des propriétaires.

Il n'est pas possible de fixer des exigences plus strictes concernant ce quorum dans les statuts de la copropriété.

Si aucun de ces deux quorums n'est atteint, une deuxième assemblée générale se réunira après un délai d'au moins 15 jours. Celle-ci délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés et le nombre de quotes-parts de copropriété dont ils sont titulaires.

Voter pendant l’assemblée générale

Comme indiqué ci-dessus, tout copropriétaire peut participer à l'assemblée générale, en présentiel ou — depuis la loi du 20 décembre 2020 — à distance (via zoom, teams,...) si la convocation le prévoit. Toutefois, le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire dépend des quotités qu’il possède dans les parties communes.

La prise de décision « valable » sur le plan juridique dépendra ensuite de critères spécifiques en matière de majorité. Ici, la loi précise le type de majorité à appliquer pour chaque type de décision.

Comment les décisions prises par l'assemblée générale sont-elles consignées ?

Le syndic note dans le procès-verbal les différents points de l’agenda en indiquant les résultats de votes correspondants.

Ce procès-verbal est signé à la fin de l'assemblée générale par le président de l'assemblée générale, le secrétaire et tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.

Ce président de séance est désigné parmi les copropriétaires présents à l'assemblée générale; les modalités pour cette élection sont prévues dans le règlement d’ordre intérieur. Le président dirige la réunion en respectant la forme, la procédure, la conduite et l'ordre. Là où le syndic accomplit les tâches de fond pendant l'assemblée générale (notamment : faire signer la liste des présences, vérifier le quorum de présence, recueillir les procurations, expliquer les points à l'ordre du jour, procéder à l'appel nominal pour chaque vote et enregistrer les résultats du vote sous la supervision du secrétaire, calculer les résultats du vote et les communiquer au président, consigner les décisions, etc., le président dirige la réunion en ce qui concerne la forme, la procédure, le déroulement et l'ordre.

Le secrétaire est désigné à l'ouverture de la session ; les modalités pratiques de cette désignation sont également prévues dans le règlement intérieur.