Algemene Vergadering VME: Alles wat mede-eigenaars moeten weten
Sofie Demeulemeester
Legal managerBen je eigenaar van een appartement of bedrijfsverzamelgebouw dat deel uitmaakt van een VME? Dan zul je minstens jaarlijks een uitnodiging ontvangen om deel te nemen aan ‘de algemene vergadering’. Wij geven je graag de belangrijkste zaken m.b.t. deze algemene vergadering mee.
- Wat is een “algemene vergadering”?
- Wie neemt het initiatief tot het bijeenroepen van de algemene vergadering?
- Wie mag deelnemen en hoe wordt iedereen opgeroepen?
- Volmachten
- Aanwezigheidsquorum
- Stemmen tijdens de algemene vergadering
- Hoe worden de beslissing die worden genomen door de algemene vergadering genoteerd?
- Veelgestelde vragen
Wat is een “algemene vergadering”?
Minstens éénmaal per jaar wordt er – tijdens de in het reglement van interne orde vastgelegde 15-daagse periode – in een mede-eigendom een algemene vergadering georganiseerd. Op deze algemene vergadering van de VME komen alle mede-eigenaars samen om te overleggen en allerhande beslissingen te nemen in het kader van deze mede-eigendom.
Enkele voorbeelden hiervan zijn:
Zijn er renovatiewerken noodzakelijk?
Welke tuinman stellen we aan voor het onderhoud van de gemeenschappelijke tuin?
Wie benoemen we als lid van de raad van mede-eigendom?
Goedkeuring van de jaarrekening
Wie neemt het initiatief tot het bijeenroepen van de algemene vergadering?
Zoals hierboven uiteengezet, is de syndicus verplicht om jaarlijks de algemene vergadering bijeen te roepen.
Daarnaast kan hij - indien er dringend en in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen die niet kan wachten tot de volgende jaarlijkse algemene vergadering, vb: onvoorziene renovatiewerken, juridische geschillen,... - tussentijds ook een bijzondere algemene vergadering organiseren. Deze bijzondere algemene vergadering volgt dezelfde regels qua oproeping, quorum en stemming als de jaarlijkse algemene vergadering.
Tenslotte is de syndicus wettelijk verplicht om een (bijzondere) algemene vergadering bijeen te roepen wanneer één of meer mede-eigenaars - die tenminste ⅕ van de aandelen in de gemene delen bezitten, hierom verzoeken.
Het initiatief tot het organiseren van de (bijzondere) algemene vergadering kan in bepaalde gevallen evenwel ook bij andere partijen worden gelegd:
de mede-eigenaars: indien de syndicus geen gevolg geeft aan hun verzoek tot het bijeenroepen van een (bijzondere) algemene vergadering
de raad van mede-eigendom - de voorzitter van de laatste algemene vergadering - één of meer mede-eigenaars: indien er geen syndicus is doordat deze ontslag heeft genomen/deze ontslagen is door de algemene vergadering
de vrederechter: op verzoek van een mede-eigenaar indien de syndicus nalaat om een (bijzondere) algemene vergadering bijeen te roepen
Wie mag deelnemen en hoe wordt iedereen opgeroepen?
De Appartementswet (opgenomen in boek 3 van het nieuw Burgerlijk Wetboek) bepaalt dat iedere stemgerechtigde eigenaar van een kavel deel uitmaakt van de algemene vergadering en dus kan deelnemen aan de beraadslagingen. Deze Appartementswet werd met ingang van 1 januari 2019 grondig hervormd, met belangrijke wijzigingen inzake de besluitvorming door de algemene vergadering. De regels die in de Appartementswet zijn opgenomen zijn van dwingend recht, wat betekent dat de statuten hiervan niet kunnen afwijken.ng bijeen te roepen. Strikt juridisch gezien moet de syndicus hiertoe alle bovengenoemde mede-eigenaars ten laatste vijftien kalenderdagen voor de datum van de algemene vergadering via aangetekend schrijven uitnodigen. Het is echter mogelijk dat er andere afspraken worden gemaakt over deze wijze van oproeping, zodat deze bijvoorbeeld ook per e-mail kan verlopen of ruimer op voorhand dient te gebeuren.
Naast de plaats en het tijdstip van de algemene vergadering, vermeldt de uitnodiging tevens de verschillende agendapunten – de zogenaamde dagorde – die besproken zullen worden, alsook hoe de documenten over deze geagendeerde punten kunnen worden geraadpleegd.
De agenda van de algemene vergadering bevat in principe volgende vaste punten met de bijhorende minstens de behalen meerderheden qua stemmen:
Ondertekenen aanwezigheidsregister
Aanstelling voorzitter, secretaris, rekeningcommissaris (50%+1)
Financieel beheer: verslag van rekeningcommissaris, goedkeuring rekeningen afgelopen boekjaar, goedkeuring balans, kwijting aan de syndicus en aan de rekeningcommissaris (50%+1)
Goedkeuring werkingsbudget komend boekjaar (50%+1)
Beslissing op te vragen bedrag reservefonds (50%+1)
Evaluatie leverancierscontracten
Goedkeuren mandaat syndicus - volmacht ondertekenen mandaat syndicuscontract (50%+1)
Varia
Daarnaast moet de syndicus aan elke persoon die het gebouw bewoont krachtens een persoonlijk of zakelijk recht (vb.: een huurder van een appartement), maar die in de algemene vergadering geen stemrecht heeft, de datum van de vergadering meedelen. Dit opdat deze persoon schriftelijk zijn/haar opmerkingen m.b.t. de gemene delen zou kunnen formuleren. Deze mededeling gebeurt door aanplakking op een goed zichtbare plaats in de gemene delen van het gebouw, bijvoorbeeld de inkom(deur), de deur van de lift, de trapzaal...
Volmachten
Een mede-eigenaar die niet persoonlijk aanwezig kan zijn op de algemene vergadering, kan een volmacht geven aan een andere mede-eigenaar of aan een derde om in zijn naam en voor zijn rekening deel te nemen aan de beraadslaging en stemming. Het is wettelijk verboden om een volmacht te geven aan de syndicus, zelfs als deze zelf mede-eigenaar is. Ook mogen volmachten niet 'blanco' worden verstrekt; de naam van de lasthebber (= degene die de volmacht ontvangt) moet bijgevolg verplicht op de volmacht worden vermeld.
Er zijn verschillende beperkingen aan volmachten.
Een volmacht is slechts geldig voor één vergadering, tenzij het een algemene of specifieke notariële volmacht betreft.
Bovendien mag één persoon maximaal drie volmachten aannemen. Deze beperking geldt echter niet als het totaal aantal stemmen van de volmachthebber en zijn volmachtgevers niet meer bedraagt dan 10% van het totale stemmenaantal van alle kavels in het gebouw.
Daarnaast mag niemand met een groter aantal stemmen deelnemen aan de stemming dan het totaal van de stemmen van alle andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.
Aanwezigheidsquorum
Om van een ‘geldige’ algemene vergadering te kunnen spreken, moet de algemene vergadering van mede-eigenaars aan het begin van de zitting een aanwezigheidsquorum halen. Dit quorum is bereikt:
wanneer meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig – of geldig vertegenwoordigd – zijn bij aanvang van de bijeenkomst. Bovendien moeten zij minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten;
OF
wanneer meer dan ¾ van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigd zijn. Dit is vooral aan de orde indien er in een complex een meerderheid aan garages of parkeerplaatsen zijn, waardoor het niet evident is om meer dan de helft van de eigenaars naar de algemene vergadering te krijgen.
Het is niet mogelijk om in de statuten van de mede-eigendom strengere eisen te stellen m.b.t. dit quorum.
Indien geen van beide aantallen – ‘quorums’ – wordt bereikt, zal na het verstrijken van een termijn van ten minste 15 dagen een tweede algemene vergadering bijeenkomen die zal beraadslagen. Dit ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en de aandelen van mede-eigendom waarvan ze houder zijn.
Stemmen tijdens de algemene vergadering
Zoals hierboven reeds vermeld, mag iedere mede-eigenaar deelnemen aan de algemene vergadering, dit kan zowel fysiek als - sedert de wet van 20 december 2020 - op afstand (via zoom, teams,...) indien de oproeping daarin voorziet. Het aantal stemmen waarover een mede-eigenaar beschikt is evenwel afhankelijk van zijn specifieke aandeel in de gemeenschappelijke delen.
Het nemen van ‘rechtsgeldige’ beslissingen wordt vervolgens afhankelijk gemaakt van specifieke meerderheidsvereisten. De wet bepaalt hierbij welke meerderheid gehanteerd moet worden per type beslissing.
Volstrekte meerderheid (50% + 1) | Algemene regel |
|---|---|
2/3de meerderheid (art. 3.88 §1, 1° BW) |
|
4/5de meerderheid (art. 3.88 §1, 2° BW) |
|
Eenparigheid/unanimiteit (100%) (art. 3.88 §3 BW) |
|
Hoe worden de beslissing die worden genomen door de algemene vergadering genoteerd?
Tijdens de algemene vergadering worden de verschillende agendapunten en het daarbijhorende resultaat van de stemming, door de syndicus genoteerd in de notulen.
Deze notulen worden op het einde van de algemene vergadering ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, de secretaris en alle - nog aanwezige - mede-eigenaars of vertegenwoordigers.
Deze voorzitter wordt gekozen onder de op de algemene vergadering aanwezige mede-eigenaars; de concrete afspraken hieromtrent worden voorzien in het reglement van interne orde. Daar waar de syndicus de inhoudelijke taken tijdens de algemene vergadering vervult (nl.: de aanwezigheidslijst laten ondertekenen, het aanwezigheidsquorum nagaan, volmachten verzamelen, de agendapunten toelichten, per stembeurt een naamafroeping houden en de stemresultaten optekenen onder toezicht van de secretaris, de stemresultaten berekenen en de uitslag meedelen aan de voorzitter, de beslissingen notuleren,...), leidt de voorzitter de vergadering naar vorm, procedure, verloop en orde.
De secretaris wordt bij de opening van de zitting aangewezen; de praktische regeling hieromtrent wordt tevens voorzien in het reglement van interne orde.
Veelgestelde vragen
-
Wat gebeurt er als het aanwezigheidsquorum niet wordt bereikt op de algemene vergadering?
Als het aanwezigheidsquorum (meer dan de helft van de mede-eigenaars die minstens de helft van de aandelen hebben zijn vertegenwoordigd of de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars hebben samen meer dan ¾ van de aandelen) niet wordt bereikt, moet een hernieuwde algemene vergadering worden georganiseerd. Deze vindt plaats minstens 15 dagen na de eerste vergadering en kan geldig beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars en hun aandelen.
-
Kan ik als huurder deelnemen aan de algemene vergadering?
Als huurder heb je geen stemrecht op de algemene vergadering, aangezien dit voorbehouden is aan de eigenaar (tenzij je een volmacht van een mede-eigenaar hebt). Je kunt wel schriftelijke opmerkingen over de gemeenschappelijke delen bezorgen aan de syndicus, die deze moet voorleggen aan de algemene vergadering. De syndicus moet je daarom informeren over de datum van de algemene vergadering via een aanplakking in de gemeenschappelijke delen van het gebouw.
-
Wat zijn de taken van de voorzitter tijdens de algemene vergadering?
De voorzitter van de algemene vergadering leidt de vergadering naar vorm, procedure en orde. Hij controleert of de vergadering rechtsgeldig is bijeengeroepen, opent en sluit de vergadering, geeft het woord aan de aanwezigen, bewaakt de agenda en de timing, en ondertekent samen met de secretaris en de aanwezige mede-eigenaars de notulen na afloop van de vergadering.
-
Hoe kan ik een agendapunt toevoegen aan de algemene vergadering?
Als mede-eigenaar kun je een agendapunt toevoegen door dit schriftelijk aan de syndicus te bezorgen, minstens drie weken vóór de eerste dag van de in het reglement van interne orde bepaalde periode waarin de gewone algemene vergadering moet plaatsvinden. Je verzoek moet duidelijk omschrijven welk punt je wilt behandelen en waarom. De syndicus is verplicht dit punt op de agenda te plaatsen, tenzij het buiten de bevoegdheid van de algemene vergadering valt.
Gerelateerde video's
Ook interessant om te lezen
Dewaele zoekt voor jou
Een ruim bedrijfspand, een villa in 't groen of een appartement aan zee. Laat ons weten wat je precies zoekt en ontvang als eerste het meest recente (en discrete) aanbod in je mailbox. En dit nog voor het op de vastgoedwebsites wordt gepubliceerd!
Wij maken gebruik van cookies om jouw gebruikservaring op onze website zo optimaal mogelijk te maken. Daarnaast wensen wij tracking- en advertentiecookies te gebruiken om jouw websitebezoek persoonlijker te maken. Ben je benieuwd naar deze gepersonaliseerde advertenties? Klik dan op “Akkoord”(met ons privacybeleid). Lees meer
