Wat is een syndicus en is een syndicus verplicht?
Sofie Demeulemeester
Legal managerBen je eigenaar van een appartement of bedrijfsverzamelgebouw, dan heb je zeker en vast al iets gehoord over het begrip “syndicus”. Maar wie is dat nu eigenlijk precies deze “syndicus”? En is het verplicht om een syndicus aan te stellen? Wij geven je graag meer info!
- Wat is een syndicus?
- De persoon van de syndicus
- Is een syndicus verplicht?
- Wat zijn de taken van een syndicus?
- Veelgestelde vragen
Wat is een syndicus?
De syndicus is een wettelijk verplicht orgaan dat verantwoordelijk is voor het (technisch, administratief en financieel) beheer en de vertegenwoordiging van een mede-eigendom (zoals een appartementsgebouw).
Dit beheer heeft louter betrekking op de gemeenschappelijke delen van het gebouw (bijvoorbeeld: lift, gevel, dak, gang, tuin, enz.). Concreet is het de taak van de syndicus om het samenleven in de mede-eigendom correct en vlot te laten verlopen en zorgt de syndicus ervoor dat de beslissingen m.b.t. de gemene delen niet aan de willekeur van de individuele eigenaars overgelaten worden.
De persoon van de syndicus
De syndicus kan zowel een natuurlijke persoon als een rechtspersoon zijn. Heel wat residenties opteren voor een professionele syndicus, maar het is eveneens mogelijk om een niet-professionele syndicus aan te stellen (bijvoorbeeld één van de mede-eigenaars).
De meest voorkomende vorm van een professionele syndicus is de – door het BIV erkende – vastgoedmakelaar-syndicus. Daarnaast kunnen ook een boekhouder-fiscalist (vb.: in het gebouw waarin zijn kantoor is gevestigd), een landmeter-expert, een architect of een advocaat optreden als professionele syndicus. Het voordeel van het werken met een professionele syndicus, is het feit dat deze de deontologie van zijn beroepsgroep dient na te leven.
Om geldig als syndicus te kunnen optreden, moet men sowieso aan een aantal verplichtingen voldoen:
de syndicus – ook een niet-professionele syndicus – moet verplicht een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten,
iedere syndicus, zowel professioneel als niet-professioneel - moet sinds 1 april 2017 ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Op die manier zijn de gegevens van de syndicus van een specifieke VME gemakkelijker terug te vinden.
Is een syndicus verplicht?
Zodra een gebouw is opgedeeld in twee of meer entiteiten, moet er verplicht een syndicus worden aangesteld. Dit kan door
het reglement van interne orde (statutaire syndicus);
een beslissing van de algemene vergadering (met een volstrekte meerderheid van 50% + 1 stemmen);
of bij ontstentenis daarvan: een beslissing van de vrederechter, op verzoek van iedere mede-eigenaar of van iedere belanghebbende derde.
De omvang van de residentie speelt hierbij geen rol. De wetgeving die van toepassing is op de syndicus en/of de mede-eigendom is van ‘dwingend recht’, wat betekent dat je hier niet zomaar van kan afwijken.
Wordt een syndicus aangeduid via het reglement van interne orde, dan loopt zijn/haar mandaat automatisch af bij de eerste algemene vergadering. Hetzelfde geldt doorgaans indien een syndicus werd aangesteld door de vrederechter, waarbij op de eerstekomende algemene vergadering dan een nieuwe syndicus wordt gekozen. Een door de algemene vergadering benoemde syndicus mag dan weer slechts voor een maximumtermijn van drie jaar worden aangesteld.
Zowel de benoeming van een nieuwe syndicus als de verlenging van een lopend mandaat moet steeds expliciet worden goedgekeurd door de algemene vergadering. Een automatische of stilzwijgende verlenging is niet rechtsgeldig, zelfs als dit in de overeenkomst met de syndicus zou zijn opgenomen.
De wet voorziet 2 uitzonderingen op de verplichting tot het aanstellen van een syndicus:
indien er slechts één persoon eigenaar is van het volledige gebouw. Let op: is dit het geval en beslis je om één van de entiteiten binnen het gebouw te verkopen, dan moet er wel verplicht een syndicus worden aangesteld;
indien ‘de aard van het onroerend goed dit rechtvaardigt’ én op voorwaarde dat alle mede-eigenaars hiermee akkoord zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval in zeer kleine residenties met een beperkt beheer. Hou er wel rekening mee dat iedere eigenaar het recht heeft om de aanstelling van een syndicus te vragen.
Wat zijn de taken van een syndicus?
Algemeen kunnen we stellen dat de syndicus naast het (laten) uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering, ook instaat voor het dagelijks beheer van de mede-eigendom.
In die optiek beschikt de syndicus over een dubbele bevoegdheid: enerzijds moet hij als ‘ondergeschikte’ beslissingen uitvoeren namens de VME (zonder dat hij zich kan uitspreken over de opportuniteit van deze beslissingen), anderzijds beschikt hij – op bepaalde vlakken – over een autonome, discretionaire beslissingsmacht (vb. het nemen van bewarende maatregelen, het bijeenroepen van buitengewone algemene vergaderingen).
De bevoegdheden van de syndicus zijn strikt omschreven in de Wet op de Mede-eigendom, ook wel ‘de Appartementswet’ genoemd. Naast deze wettelijke bevoegdheden, kan het takenpakket van de syndicus worden uitgebreid met taken die bijvoorbeeld uitdrukkelijk in het reglement van interne orde zijn opgenomen.
Administratief beheer
De eerste hoofdbrok van het takenpakket van de syndicus is het administratief beheer. Onder dit luik vallen onder meer:
het organiseren en voorbereiden van de algemene vergadering;
het opstellen van de notulen van deze algemene vergadering;
het uitvoeren en laten uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering;
het vertegenwoordigen van de mede-eigenaars (bv. bij het afsluiten van overeenkomsten);
het beheer en het opvolgen van verzekeringsovereenkomsten en/of eventuele schadedossiers;
de uitvoering van de algemene administratie m.b.t. de mede-eigendom.
Niet onbelangrijk in het kader van het afsluiten van contracten door de VME, is het feit dat de syndicus - wanneer het bedrag van mededinging wordt overschreden - meerdere offertes moet aanvragen. Dit bedrag van mededinging - ofwel: de drempel waarboven offerte-aanvragen dus verplicht zijn - wordt hierbij bepaald door de algemene vergadering met een 2/3 meerderheid.
Financieel beheer
Een tweede luik is het financieel beheer. De syndicus voert de boekhouding van de VME, en staat in voor het beheer van de inkomsten en de uitgaven van de mede-eigendom. Om zijn taak goed te kunnen uitvoeren, moet de syndicus twee aparte bankrekeningen openen op naam van de VME.
De eerste rekening is bedoeld voor het werkkapitaal. Dit is het geld dat de mede-eigenaars op voorhand betalen om de gewone, terugkerende kosten te dekken. Denk daarbij aan kosten voor verlichting en verwarming van de gemeenschappelijke delen en het beheer van het gebouw.
De tweede rekening is voor het reservekapitaal. Dit is een spaarpot waarin regelmatig geld wordt gestort om grotere, niet-regelmatige uitgaven in de toekomst te kunnen betalen. Voorbeelden hiervan zijn de vervanging van de verwarmingsinstallatie, het herstellen of vernieuwen van de lift, of het leggen van een nieuw dak.
Technisch beheer
Tot slot is de syndicus ook verantwoordelijk voor het technisch beheer. Hij dient dus de nodige stappen te ondernemen om de mede-eigendom in een goede staat te onderhouden (vb. poetsen van gemeenschappelijke delen) en eventuele herstellings- en/of renovatiewerken te laten uitvoeren.
In principe mag de syndicus pas bepaalde werken laten uitvoeren na goedkeuring door de VME (= Vereniging van Mede-eigenaars), behalve in geval van bewarende maatregelen of daden van voorlopig beheer, waarbij de syndicus wél op eigen initiatief de werken mag laten starten.
Voert de syndicus zijn taken niet goed uit? Dan zijn er diverse mogelijkheden om hier tegen op te komen.
Veelgestelde vragen
-
Vanaf hoeveel appartementen is een syndicus verplicht?
Een syndicus is wettelijk verplicht zodra een gebouw opgedeeld is in twee of meer entiteiten met verschillende eigenaars. De grootte van het gebouw speelt hierbij geen rol. Zelfs bij een klein gebouw met slechts twee appartementen moet er een syndicus worden aangesteld, tenzij er dus slechts één eigenaar is of indien alle mede-eigenaars akkoord gaan dat de aard van het onroerend goed een syndicus niet rechtvaardigt.
-
Wie kan optreden als syndicus?
Zowel professionele syndici als niet-professionele personen kunnen optreden als syndicus. Professionele syndici zijn vaak vastgoedmakelaars erkend door het BIV, boekhouders, landmeters, architecten of advocaten. Een mede-eigenaar kan ook als niet-professionele syndicus optreden. In beide gevallen moet de syndicus een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten en ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
-
Wat kost een syndicus?
De kosten van een syndicus variëren afhankelijk van de grootte van het gebouw, het aantal units en de omvang van de taken. Professionele syndici werken meestal met een vast jaarlijks bedrag afhankelijk van het aantal appartementen/garages/units,... binnen het gebouw. Bijkomende diensten zoals het organiseren van buitengewone algemene vergaderingen of het beheer van renovatieprojecten worden vaak apart gefactureerd.
-
Hoe kan je een syndicus ontslaan?
Willen bepaalde mede-eigenaars voor het einde van het mandaat een nieuwe syndicus aanstellen, dan is het mogelijk om dit als agendapunt te laten opnemen tijdens de algemene vergadering of om een bijzondere algemene vergadering te laten bijeenroepen. Gaat de (bijzondere) algemene vergadering akkoord met de voortijdige stopzetting van het syndicuscontract, dan kan er meteen een nieuwe syndicus worden aangesteld. Hou er wel rekening mee dat er desgevallend een schadevergoeding verschuldigd kan zijn aan de syndicus wegens de vroegtijdige beëindiging van zijn mandaat.
Gerelateerde video's
Ook interessant om te lezen
Dewaele zoekt voor jou
Een ruim bedrijfspand, een villa in 't groen of een appartement aan zee. Laat ons weten wat je precies zoekt en ontvang als eerste het meest recente (en discrete) aanbod in je mailbox. En dit nog voor het op de vastgoedwebsites wordt gepubliceerd!
Wij maken gebruik van cookies om jouw gebruikservaring op onze website zo optimaal mogelijk te maken. Daarnaast wensen wij tracking- en advertentiecookies te gebruiken om jouw websitebezoek persoonlijker te maken. Ben je benieuwd naar deze gepersonaliseerde advertenties? Klik dan op “Akkoord”(met ons privacybeleid). Lees meer
