De notulen van de algemene vergadering

Inhoud van de notulen

De notulen – ook wel het proces-verbaal van de algemene vergadering genoemd – worden opgesteld door de syndicus en zijn eigenlijk een samenvatting van de beslissingen die genomen werden op de algemene vergadering. Gelet op het grote belang van deze notulen, zijn er enkele formaliteiten aan verbonden.

In de notulen moeten volgende zaken verplicht worden opgenomen:

• plaats, datum en uur van de aanvang van de algemene vergadering en het uur van afsluiten

• de vaststelling dat de algemene vergadering voldoet aan het wettelijk aanwezigheidsquorum

• de naam van de voorzitter van de algemene vergadering en de secretaris

• de agenda (= de dagorde) van de algemene vergadering

• de tekst van elk agendapunt waarover gestemd wordt

• de nauwkeurige stemuitslag per agendapunt met daarbij de namen van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of die zich hebben onthouden.

Ondertekenen van de notulen

Het is wettelijk verplicht om aan het einde van de bijeenkomst de notulen te laten ondertekenen door de voorzitter van de algemene vergadering, de secretaris en alle – nog aanwezige – mede-eigenaars of vertegenwoordigers.

De syndicus is dus verplicht om de notulen tijdens de algemene vergadering zelf reeds zorgvuldig op te maken. Het is dan ook aangeraden om hierbij enige voorzichtigheid aan de dag te leggen, want het is niet mogelijk om foutieve informatie achteraf nog te corrigeren. De originele notulen primeren!

Notulen doorsturen

Tot slot heeft de syndicus nog de verplichting om de beslissingen van de algemene vergadering op te tekenen in het register van de VME – dat zich bevindt op de zetel van de VME – en de notulen te bezorgen aan alle mede-eigenaars en dit binnen een termijn van 30 dagen na de algemene vergadering. Deze termijn is belangrijk aangezien elke mede-eigenaar het recht heeft om binnen de 4 maanden na de algemene vergadering bepaalde beslissingen aan te vechten.